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御社への発注を希望しています。なぜ対面のお打ち合わせをしていただけないのでしょうか。

はい、お答えいたします。

以前、私どもは、こうしたご質問には、「受注量が多いのでお打ち合わせの時間がとれないのです」や「文字起こしが大変になってきたので電話でのお打ち合わせも承ることができないのです」といった内容を差し上げておりました。

しかしながら、それでもというお客様もおられますので、本日は、「正面からのご回答」を公開させていただくことにいたしました。

私どもは音声や面談でのお打ち合わせはいたしません。その理由は、私どもが「メールで仕事をすること」を希望しているからです。実は、これこそが、私どもが受注するか否かを決定する際の最も重要な判断基準でございます。特定の見込み客様を対象にして、そのかたにのみお目にかかりたくない、というような理由は一切ございません。

私どもがお客様からお仕事を承った場合、私どもは、常に気持ちの良い進捗をお届けいたします。私どもは、まず、お客様の連絡頻度を模倣いたします。お客様が筆まめで毎日なにかしらご連絡をくださるかたであれば、私どもも毎日メールを差し上げます。お客様が4日に一度の連絡をご希望になるタイプのかたである場合は、私どもも進捗のご報告も4日ごとにまとめて実施させていただきます。一通の記述量が3行以内のお客様には、私どもも「お客様ページ」の目次だけを進捗報告としてお送りしております。お客様が私どもの対応に接して「放置された」または「うざすぎる」という感情をお持ちにならないよう心がけております。

私どもが考える「心地の良い進捗」の内容としてより重要な内容は、お客様と私どもとが、互いに、「時間を浪費した」と感じないこと、また実際に時間を浪費しないことでございます。メールのよいところは、フルテキスト検索ができるところです。私どもは『レインボーリンク』という私どものソフトウェアの一機能であるメール送受信機能を利用してお客様からいただいたメールを読んだりお客様にメールを差し上げたり、メールを分類保存したりいたしておりますが、一般的なメーラーでも、この「フルテキスト検索」は可能ですから、私どもの申し上げたいことはお分かりいただけるかと存じます。私どもは実作業に入りますといろいろご質問したいことが増えてまいりますが、お客様にメールを差し上げる前に、フルテキスト検索をして、お客様に「またか」とか、「いままで積み上げてきた話の内容でわかりそうなものじゃないか」とか、お客様がお思いになるであろうと想定できる内容を質問しないように心がけております。( それでも質問させていただいて内容を確定してお客様と私どもとで一致した見解を持たなくてはならない内容につきましては、具体例をもって(できればこのように私どものご提案をもって)させていただくようにしております。) 

時間の浪費は「再回答」だけではありません。私どもは業者としての実績がそれなりにございますから、お客様が疑問に思われるだろう点はある程度わかるようになりました。またお客様が誤解なさるであろう言葉も経験でわかるようになってまいっております。そこで、私どもは、回答記述型タイプのコラムを公開し、お客様には個別に該当記事のURLをご覧に入れるという方法で、「あらかじめお客様にご確認いただいておけば避けられるタイプの想定の乖離」を防止しています。

もう一つ私どもがメール一本で仕事をさせていただく重要な理由がございます。それは、万一お客様と訴訟になった場合に備えて、日時とお客様のサーバーへの到達記録とを残しておけるから、でございます。言った言わないの争いが発生する可能性がある案件では、私どもは安心して仕事をすることができません。私どもは、受注後のご指示は電話録音など音声メッセージでいただくこともございますが、私どものほうから差し上げるお返事はメールに一本化させていただいております。

メールを訴訟時の主張根拠とするため、私どもは、当社の公式メールサーバー以外の場所からメールを出すこともいたしておりません。当社の長期サーバーメンテナンス中、当社からお客様に一切ご連絡を差し上げないのは、上記の理由からです。( マッチングサイトのPMでやりとりをさせていただいているお客様には、サーバーが継続してウェブから落ちた状態になって5日を経過した時点でご連絡を差し上げております。また、メールサーバーのメンテナンス中の場合は、当社名で契約しているプロバイダのアドレスよりご連絡差し上げます。メンテナンス終了後、すべてのメールを当社のサーバーからご再送いたします。なお、サーバーメンテナンス中、サーバーメンテナンスの進行状況につきましては、私どものツイッターアカウントから随時ご案内いたしております )。

以上の理由をもちまして、お客様が「膝を突き合わせての打ち合わせ」をご希望でおられる場合は、私どもはお眼鏡にはかなわないかと存じます。

よろしくお願いいたします。